PMO as a Service

Augsburg, 22.02.2019, PMO as a Service – Die effektivste Form des PMO

PMO´s sind in aller Munde, aber vielfach werden diese eher als Bürokratie und Belastung empfunden. Ülgen Öztürk zeigte vor über 50 Teilnehmern wie ein PMO als Service erheblichen Mehrwert für ein Unternehmen generieren kann.

Augsburg, 22.02.19: Jeder der in Projekten arbeitet kennt den Projektleiter der keine Zeit für die Projektleitung hat, die Risiken die keiner sehen will, das Projektbudget das niemand überwacht oder die Großprojekte, die nie fertig werden… So sieht der Alltag in vielen Projekten aus, die Konsequenzen sind vielfach bekannt.

Der Ansatz von Herrn Öztürk, ist es neben den Projektleitern im Unternehmen auch ein PMO (Project Management Office) zu etablieren, welches der „Owner der Methodik“ ist.

Dafür ist es wesentlich das im PMO PM-Experten sitzen, keine „Tippnudel“ oder „Erfüllungsgehilfe“, sondern Fachleute im Projektmanagement die helfen dass der Projektleiter sich auf die inhaltlichen Themen konzentrieren kann und das Projektmanagement ihm die dafür notwendigen Entscheidungsgrundlagen liefert. Dieser Bruch mit der vielfach vermittelten Lehre wonach der Projektleiter auch Eigentümer der Methode und vieler anderer Aufgaben ist, stellt eine wesentliche Abkehr von alten Modellen dar, wie er auch erst langsam mit neuen Methoden wie SCRUM Einzug hält.

Dabei muss man ein PMO aber auch befähigen seine Services in der entsprechenden Qualität liefern zu können. Nach einer Studie der GPM existiert das durchschnittliche PMO erst seit 6 Jahre, besteht aus ca. 8 Mitarbeiter und hat ein Gesamtbudget von 600 TEURO. Es werden durchschnittlich 30 Projekte parallel betreut.

Herr Öztürk zeigt die TOP 4 Aufgaben auf die lt. Studie erwartet werden, aber verwies auch darauf das die Kultur im Umgang miteinander bzw. auch die Verankerung im Unternehmen vielfach wesentlicher zum Erfolg beitragen. als die reine Fokussierung auf die strategischen Ziele eines Unternehmens (Culture eats strategy for breakfast)

Viel diskutiert wurde über die Frage nach dem Nutzen eines PMO´s… Der Nutzen wird zwar vielfach als hoch betrachtet, aber gerade bei Projektleitern oder Projektmitarbeitern ist häufig eine skeptische Grundhaltung zu sehen. Viele PL sehen in den vom PMO geforderten Zuarbeiten (Reporting, Budgetzahlen, etc.) Mehraufwände und betrachten das PMO daher oft als PMB (Project Management bureaucracy)

Die Lösung hierfür lautet PMO as a Service:
Im Fokus dieses Ansatzes steht der Service an sich, egal ob es beim Projekt-Setup, beim Stakeholdermanagement, Risikomanagement oder Vertragsanalyse. Das PMO unterstützt, erstellt und entlastet das Projekt wobei gleichzeitig Qualitätsstandards und Mindestanforderungen eingehalten werden. Die 4 Grundthesen von Herrn Öztürk sind dabei:

  • Vom fordernden PMO zum fördernden PMO
  • Vom Ressourcenlieferant zum Service-Lieferant
  • Vom Aufgabenerfüller zum Methodenverantwortlichen
  • Von der Qualitäts-Hoffnung zur Qualitätssicherung

Anhand eines Beispiels aus der praktischem Umsetzung erläuterte Herr Öztürk noch einmal detailliert wie sich dieser Anspruch erfolgreich umsetzen lässt. Er zeigt auf dass die Services mit klaren Service-Level-Vereinbarungen aber auch mit KPI´s klar messbar und bewertbar werden. Im gewählten Fall wurde das PMO sogar bei Nichteinhaltung mit Pönalen sanktioniert.
Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Etablierung eines PMO as a Service ist es mehrere Mitglieder im PMO zu befähigen. Somit wird sichergestellt, dass das PMO seine Services auch gewährleisten kann wenn ein Mitglied im Urlaub weilt oder krank ist, etc. Damit dies erreicht werden kann muss das Wissen im PMO geteilt und für alle verfügbar gemacht werden. Dies geschieht am einfachsten durch gleiche Templates, Methoden in allen Projekten, aber auch durch gleiche Ordnerstrukturen und Prozesse. Natürlich darf aber auch die direkte Kommunikation nicht vernachlässigt werden.

Entsprechend der ursprünglichen Planung war zu obigen nur ein kurzweiliger Vortrag vorgesehen, gefolgt von einem umfangreicheren Worldwork-Format. Das Interesse der Teilnehmer war jedoch sehr umfangreich so dass sich ein intensiver Dialog entwickelte. Auf Wunsch der Gäste wurde daher der Vortag entsprechend umfangreicher während das anschließende Worldwork-Format reduziert wurde, um den Teilnehmern der Veranstaltung einen maximalen Nutzen zu gewährleisten.

Dennoch wurden im Anschluss noch diverse Thesen zum PMO und dessen Bedeutung oder Rolle im Unternehmen im Worldwork-Format diskutiert.
Worldwork ist eine Diskussionsmethode für stark polarisierte Konflikte in kleinen und großen Gruppen. Es macht im zu behandelnden Themenfeld alle Polaritäten sichtbar und fördert somit ein tieferes Verständnis der jeweiligen Positionen und Sichtweisen.

Beim anschließenden Imbiss und dem verdienten Glas Wein wurden noch vielfach weitere Fragen rund um das Thema diskutiert. Die Teilnehmer waren von der Art und den Ergebnissen der Veranstaltung angetan und wünschten sich teilweise eine Wiederholung und Vertiefung.
Das pm-forum-augsburg wird diesen Wunsch gerne prüfen und gegebenenfalls aufnehmen.

Das pm-forum-augsburg bedankt sich bei allen Teilnehmern und dem Referenten für den kurzweiligen und interessanten Abend, sowie für das umfangreiche Engagement aller.

Zum Referent: Ülgen Öztürk ist CEO bei Exello und berät weltweit führende Unternehmen bei der Einführung von Project Management Offices und in der agilen Transformation. Gemeinsam mit Praxisexperten hat er das PMO as a Service Konzept entwickelt und publiziert regelmäßig zu Themen des Projektmanagements.

Link zum PMOaaS-Vortrag:    pmoaas.exello.de

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